Dlaczego proces rekrutacji bywa trudny do zrozumienia — zwłaszcza z perspektywy kandydata

Szukanie pracy bywa naprawdę trudne.
Znalezienie dobrego kandydata również — choć z zewnątrz może się wydawać, że to prostsza część.

Ktoś mógłby powiedzieć: wystarczy wystawić ogłoszenie. Ktoś się zgłosi. Wybierzemy najlepszego i po sprawie.

Gdyby to było tak proste, rekrutacja nie budziłaby tylu emocji. A budzi — i to po obu stronach. Bywa hejtowana przez kandydatów, niedoceniana w organizacjach, traktowana jak proces administracyjny, który „trzeba ogarnąć”. Tymczasem z moich obserwacji wynika, że jest to jeden z najbardziej dynamicznych i złożonych procesów w firmie. I jeden z bardziej niedocenionych.

Chciałabym dziś połączyć dwie perspektywy — osoby szukającej pracy i organizacji, która szuka człowieka. Dopiero w połączeniu perspektyw zaczyna się to lepiej zrozumieć.

„Potrzebujemy kogoś na już”

W wielu firmach proces zaczyna się od zdania: potrzebujemy osoby do roli X. Najlepiej na wczoraj.

Brzmi pozornie konkretnie. W praktyce bywa początkiem długiej rozmowy o tym, czego właściwie potrzebujemy – zastępstawa? Nowych kompetencji? Kogoś, kto „wejdzie i ogarnie temat”? A może chodzi o specjalistę z bardzo wąską specjalizacją? Czy szukamy doświadczenia, czy potencjału? Struktury czy umiejętności improwizacji?

Jeśli ten etap nie zostanie dobrze przemyślany, to reszta to strefa domysłów i wolnych interpretacji. Ogłoszenie powinno być co najmniej, jak dobry przepis, przedstawiąjący składniki (kompetencje), sposób łączenia i propocji (zakres zadań) i najlepiej zdjęcie gotowego produktu (konkretna rola w konkretnej strukturze organizacyjnej). Jednak, jak to przepis kulinarny — nie gwarantuje identycznego efektu za każdym razem.

Można dać dwóm osobom ten sam przepis na rosół i każda go zrobi w zupełnie inny sposób. Każda z tych osób może mieć inny poziom doświadczenia w gotowaniu. Ktoś doda czegoś „do smaku” (soli, pieprzu, natki pietruszki, wstaw dowolne). Ktoś celowo nie doda czegoś (soli, pieprzu, natki pietruszki, wstaw dowolne), bo nie lubi lub zwyczajnie zapomni. Ktoś zmieni proporcje „bo tak mu bardziej pasuje”.

Widzę analogię ogłoszenia do przepisu. Pokazuje intencję, ale nie oddaje wszystkich niuansów: kontekstu zespołu, sytuacji finansowej firmy, presji czasu, zmieniającej się strategii, dynamice pracy, charakterze osób/osoby zatrudniającej. Kandydat widzi kilka punktów na ogłoszeniu. Firma żyje znacznie bardziej złożoną rzeczywistością.

„Spełniam 80% wymagań — aplikuję”

Po drugiej stronie jest kandydat.

Patrzy na ogłoszenie i być może myśli:

„Pasuję idealnie”.
„Spełniam większość, spróbuję”.
„Nie spełniam wszystkiego, ale może się uda”.

Każda z tych postaw jest bardzo ludzka. I każdą rozumiem.
Tyle że w praktyce na jedną rolę potrafi wpłynąć kilkadziesiąt, a czasem kilkaset aplikacji. Wśród nich wiele nietrafionych — wysłanych masowo, bez refleksji, „bo a nuż”.

Rekruterzy bywają przytłoczeni ilością. Kandydaci — ciszą. I w tej ciszy bardzo łatwo dopisać sobie własną wersję wydarzeń.

Bo gdy nie dostajesz odpowiedzi, w Twojej głowie powstaje historia. Czasem bolesna: „Widocznie byłem za słaby”, „Znowu ktoś lepszy”, „Nawet nie raczyli odpisać”.

Tymczasem po drugiej stronie mogło wydarzyć się naprawdę wszystko.

Historia, która zmieniła moją perspektywę

Sama doświadczyłam ghostingu nie raz. Braku informacji zwrotnej. Lakonicznego „dziękujemy, nie tym razem”.

Jedna sytuacja szczególnie dała mi do myślenia.

Po rozmowie usłyszałam, że chcą zaprosić mnie do kolejnego etapu. I… cisza. Tygodnie mijały. Uznałam, że wybrali kogoś lepszego i po prostu o mnie zapomnieli.

Sześć miesięcy później, zupełnie przypadkiem, przeczytałam, że firma, do której aplikowałam, wycofała działalność całkowicie z Polski i nie otworzyła oddziału, do którego rekrutowano.

To nie był „lepszy kandydat”. To było niezaistnienie stanowiska.

Czy zabrakło komunikacji? Tak.
Czy poczułam rozczarowanie? Oczywiście.
Ale ta sytuacja zostawiła we mnie ważną refleksję. Uświadomiła mi, jak łatwo buduję w głowie zamkniętą historię na podstawie kilku faktów i nie każda cisza jest osobistą oceną mojej wartości.

Później dotarło też do mnie, że po drugiej stronie mogło wydarzyć się coś, czego w ogóle nie brałam pod uwagę. Zmiany personalne, reorganizacja (w tym zwolnienia osób prowadzących proces), cokolwiek. Nie wiem, jak było naprawdę — i może właśnie to „nie wiem” było najważniejsze.

Od tamtej pory, kiedy coś idzie nie po mojej myśli, staram się zostawić w sobie odrobinę miejsca na „może nie wiem wszystkiego”.

I nie – nie oznacza to zgody na bylejakość. Raczej podjęcie próby niebrania wszystkiego do siebie aż tak. Szczerze mówiąc, wyzwoliło mnie to z „mielenia” tego we własnej głowie i dało przyzwolenie na odpuszczenie. A to w konsekwencji wyzwoliło więcej energii na dalsze próbowanie.

Rekrutacja to sztuka mówienia „nie”

Jest takie zdanie przypisywane Steve’owi Jobsowi: „Innowacja polega na mówieniu ‘nie’ tysiącu rzeczy”.

Innymi słowy, żeby powiedzieć „tak” jednemu pomysłowi, trzeba odmówić setkom innych.

Rekrutacja działa podobnie. A wręcz to zdanie, spowodowało, że piszę ten wpis.

Czasem w procesie pojawia się kilka naprawdę bardzo dobrych CV. Firma ma jednak ograniczony czas, ograniczoną liczbę osób zaangażowanych w proces, ograniczone możliwości wdrożenia. Osoby rekrutujące nie zaproszą wszystkich, nawet jeśli by chciały, a po drugiej stronie jest n-dziesiąt czy n-set dobrych kandydatów.

Mogę zostać posądzona o uproszenie, ale chcę to pokazać na przykładzie.

Aby zaprosić pięć osób, trzeba odrzucić dziewięćdziesiąt pięć.

Czy to znaczy, że te dziewięćdziesiąt pięć było słabe? Nie. Często oznacza tylko tyle (w wielu przypadkach aż), że w danym momencie ktoś inny był bliżej tego, czego akurat potrzebowano.

Chyba pytanie, które jest największym tematem dyskusji na forach – co zatem decyduje? Jak sprawić, żeby chcieli właśnie mnie?

Ku niezadowoleniu Twoim, mój drogi czytelniku – nie ma jednej odpowiedzi.
Nie ma tajemniczego algorytmu, który „nienawidzi Twojego CV” lub je „pokocha”. Nawet jeśli używany jest ATS (system do śledzenia rekrutacji), to za nim wciąż stoją ludzie. To oni ustawiają pytania filtrujące. To oni finalnie podejmują decyzje, czy zaprosić czy podziękować.

Mogę krążyć wokół próby odpowiedzenia na to pytanie i podawać sugestie czy przypuszczenia pt.

Najpewniej może decydować w dużym stopniu doświadczenie zbliżone do potrzeb organizacji.
Być może czasem „idealne dopasowanie kompetencyjne” może pójść na ustępstowo odpowiedniej dostępności.
Czasem zadecyduje niuans w komunikacji między kandydatami.
Czasem coś, czego w ogłoszeniu w ogóle nie było — bo pojawiło się dopiero w trakcie procesu lub było mocno specyficznie ważne dla zatrudniającego.

Niezależnie ile kropek z przypuszczeniami napiszę, to sytuacja każdej organizacji jest bardzo indywidualna.

Oczekiwanie, że każda decyzja będzie w pełni przejrzysta i zgodna z oczekiwaniami, bywa jak oczekiwanie, że każdy naleśnik z przepisu wyjdzie identyczny. Przepis to model. Rzeczywistość bywa (bardzo) zmienna.

Dlaczego to takie trudne z perspektywy kandydata?

Bo kandydat widzi wycinek.

Jako kandydat widzę:

Widzę ogłoszenie.
Widzę swoją aplikację.
Widzę brak odpowiedzi lub że nie wybrali mnie.

Jako kandydat, zazwyczaj nie widzę:

wewnętrznych dyskusji w firmie i próby dostosowania się do rynku,
nieprzewidywalnych zmian projektowych w trakcie procesu,
nieoczekiwanych zmian personalnych lub nieobecności,
stanu emocjonalnego osoby po drugiej stronie.

Naprawdę nie chcę usprawiedliwiać firm, zwłaszcza tych, których procesy rekrutacyjne zawodzą. Jednak chcę przybliżyć, że proces, który z zewnątrz wygląda liniowo, w środku bywa często dynamiczny, nieprzewidywalny i niejednoznaczny.

Rekrutacja jest miejscem, w którym spotykają się dwie niepewności:

firma nie wie, czy kandydat się sprawdzi,
kandydat nie wie, czy firma jest miejscem dla niego (oraz zazwyczaj nie zna ludzi, których spotka).

Obie strony próbują znaleźć swoje szanse i zrealizować cele, ograniczając ryzyko. I obie czasem robią to nieporadnie.

Jak więc znaleźć dobrego kandydata?

Być może odpowiedź jest mniej techniczna, niż się wydaje.

Dobrego kandydata nie znajduje się wyłącznie przez dobrze napisane ogłoszenie czy sprawny system. Znajduje się go przez uczciwą odpowiedź na pytanie: kogo naprawdę potrzebujemy — i po co. Każda firma definiuje to i szuka takiej osoby na swój indywiudalny sposób. To jest także umiejętność powiedzenia „nie” nawet bardzo dobrym osobom, jeśli to nie jest odpowiedni moment.

Z drugiej strony — kandydat zwiększa swoje szanse nie tylko przez wysłanie większej liczby CV, ale przez chwilę zatrzymania. Przez zastanowienie się, czy to miejsce faktycznie do niego pasuje. Przez próbę zobaczenia ogłoszenia nie jako listy życzeń, ale jako czyjejś realnej potrzeby.

Nie chodzi w tym wszystkim tylko o to, żeby aplikować wszędzie, ale też zwrócić uwagę na to, żeby aplikować tam, gdzie naprawdę coś ma szansę „kliknąć”.

Na koniec

Wracając do głównego pytania z tytułu tego wpisu – dlaczego tak trudno zrozumieć proces rekrutacji? W dużym skrócie, bo nie jest to proces oczywisty, jaki może się wydawać.

Myślę, że po obu stronach bywa trudno i męcząco, dlatego rekrutacja budzi tyle emocji.

Jedni próbują swoich sił w znalezieniu miejsca, w którym będą czuć się dopasowani.
Drudzy — w znalezieniu człowieka, któremu będą mogli zaufać i powierzyć zadania, zgodnie ze swoimi potrzebami.

Jedna i druga strona próbuje. Z różnym poziomem wiedzy, kompetencji i świadomości. Z różnymi ograniczeniami, o których jedna czy druga strona często nie ma pojęcia.

Nie mam recepty na idealny proces. Tak samo, jak nie mam odpowiedzi, jak dostać pracę marzeń z całkowitą gwarancją powodzenia.

Sama byłam po obu stronach i wiem, że teoria swoje, a życie swoje.

Moim życzeniem jest tylko to, abyśmy w tych procesach próbowali — choć trochę — patrzeć szerzej na rekrutację. Nie nakręcać się natychmiast w negatywnej interpretacji. Nie budować dodatkowej historii szybciej niż faktów. Nie jesteśmy w stanie widzieć wszystkiego.

Nie zachęcam do rezygnacji ze swoich planów czy celów lub przyzwalać bylejakości. Chcę raczej zachęcić do tego, by nie tracić energii na scenariusze, które mogą nie mieć nic wspólnego z rzeczywistością.

I jasne – pojawią się różne emocje i „myśli”, ale dajmy sobie przestrzeń do tego, że za jakąś decyzją może stać coś więcej niż nasza „niewystarczalność”.

Naprawdę chciałabym także, żebyśmy mimo, pojawiających się trudnych emocji, nie zapominali, że wszędzie są ludzie i zachowali życzliwość wobec siebie nazwajem.

Rekrutacja nie powinna być starciem dwóch, okopujących się obozów. To powinna być przestrzeń, w którym dwie strony próbują sprawdzić, czy odnajdą wspólną drogę.

A jeśli nie — to może po prostu nie ten czas. Nie to miejsce. I nie ta konfiguracja.

I to też jest w porządku.

Życzę powodzenia w znalezieniu swojego miejsca i swoich ludzi 🙂